Condividere un file Excel con colleghi e collaboratori, è una pratica molto diffusa in azienda.

Di solito succede che per organizzare un processo, o provare a risolvere un problema, si fanno delle prove in autonomia su un Excel. Quando l’attività, però, inizia a coinvolgere più persone questi file cominciano a girare all’interno o all’esterno dell’azienda e tipicamente le persone che operano su questi fogli utilizzano le e-mail per scambiarseli.

Questa pratica genera però alcuni problemi:

1. Ci sono più versioni dello stesso file in circolazione;
2. Questi file sono “liberi” e possono essere inviati a persone esterne. Formule e i dati aziendali possono essere facilmente divulgati. C’è quindi un problema di privacy da non sottovalutare;
3. Possono presentarsi problemi di permessi e visibilità.

Se un collaboratore esterno deve operare su un file ma vogliamo nascondergli dei dati sensibili su determinate celle e colonne, ci tocca estrarre una parte del file e aspettare che ce la reinvii procedendo all’integrazione dei due file.

Per risolvere questo problema puoi utilizzare il sistema di caricamento e condivisione di SHAREXLS. Con SHAREXLS puoi infatti salvare i tuoi progetti Excel online. Una volta caricati i tuoi file Excel potrai condividerli con altre persone e decidere i loro permessi (se possono leggere, scrivere, condividere, scaricare, eliminare il file).

Prima di effettuare il caricamento assicurati che il file Excel non sia protetto da password. Se il file è protetto SHAREXLS non sarà in grado di caricarlo.

GUIDA

Creiamo un account su app.sharexls.it:



Una volta ottenuto l’accesso, apparirà la schermata principale “Sharexls”. Nella sezione “I miei file” possiamo caricare i nostri Excel cliccando sul pulsante “Carica” e selezioniamo un file con formato .xlsx, nel nostro caso: “Clienti.xlsx”:



Il nostro file è online, ora possiamo condividerlo con altre persone. Basta cliccare sull’icona di condivisione a destra:



Cliccando sul pulsante “Aggiungi Utente” possiamo inserire le e-mail degli utenti. Chi è già iscritto su SHAREXLS riceverà un'e-mail di avviso della condivisione del file. Se il tuo collaboratore non si è mai registrato su SHAREXLS riceverà un'e-mail di invito a registrarsi gratuitamente.

Inseriamo l'e-mail (es: luigi@sharexls.it) e decidiamo i permessi. L’utente ha permessi di lettura, scrittura, download, condivisione e eliminazione del file. I permessi possono essere aggiunti e/o eliminati in qualsiasi momento da chi ha caricato il file.

Una volta caricati online i tuoi file e averli condivisi con i tuoi collaboratori è il momento di Lavorare online sul file Excel o Creare il tuo primo modulo di inserimento dati.