CREA UN MODULO DA EXCEL

LE GUIDE DI SHAREXLS



Se hai un file Excel che deve essere continuamente compilato e aggiornato da te e da altre persone, ma non hai il budget per un software personalizzato, puoi utilizzare la funzione “Crea Modulo” di SHAREXLS.

I moduli sono delle maschere che contengono domande e/o richieste di dati. Le risposte, inserite tramite un'interfaccia, andranno a finire nelle celle selezionate. Con questa funzione vogliamo facilitare le operazioni di data entry, che possono avvenire sia a distanza che da dispositivi mobili.

Un esempio sono i rapportini di intervento tecnico, i fogli presenze per i cantieri, i CRM e i file di provvigione, i moduli che hanno celle con formule e restituiscono dei risultati finali (es. preventivatori, stime di calcolo).

Come possiamo trasformare un foglio di calcolo Excel in un modulo?
Guarda i video tutorial che ti mostreranno tutti i passaggi da seguire:

Se non l’hai già fatto, crea un account su app.sharexls.it e “Accedi” inserendo l'e-mail e la password scelti in fase di registrazione:



Dalla sezione “I miei moduli” clicca sul pulsante “Crea”:

GUIDA


Per Creare un modulo sono sufficienti 4 passaggi:

1. Scegli il nome del modulo, l’icona e decidi se condividerlo o no con chiunque avrà il link:



2. Scegli il comportamento del modulo dopo l'esecuzione e il file Excel da riempire:

- Esci - dopo la compilazione del modulo si potrà tornare alla schermata iniziale.
- Chiedi se l'utente vuole rieseguire il modulo - dopo la compilazione del modulo verrà chiesto all'utente se desidera rieseguire il modulo oppure tornare alla schermata iniziale.
- Chiedi se l'utente vuole rieseguire il modulo mantenendo i vecchi dati - dopo la compilazione del modulo verrà chiesto all'utente se desidera rieseguire il modulo mantenendo i vecchi dati oppure tornare alla schermata iniziale.
- Riesegui automaticamente il modulo - dopo la compilazione del modulo, l'utente potrà subito ricompilare il modulo.
- Riesegui automaticamente il modulo mantenendo i vecchi dati - dopo la compilazione del modulo, l'utente potrà subito ricompilare il modulo con i dati precedentemente inseriti.

Scegli se caricare un file nuovo o un file già presente sul sistema:
Con “Scegli tra i file caricati” puoi scegliere tra i file che hai caricato su SHAREXLS. Oppure puoi scegliere “Carica un nuovo file Excel dal tuo computer” e caricare un nuovo file Excel.



3. Scegli la modalità di inserimento dei dati:

Inserimento dati a cascata - ogni volta che l’utente compila il tuo modulo, viene aggiunta una nuova riga sul file Excel con i nuovi dati:
1. L'utente compila i campi del modulo che si sta creando;
2. I dati vengono inseriti nelle colonne selezionate dal file precedentemente scelto.

Inserimento dati in singole celle - ogni volta che l’utente compila il tuo modulo, i dati immessi riempiono le celle selezionate dal file precedentemente scelto. Ogni volta che viene compilato il modulo le celle vengono sovrascritte (es. Modulo d'iscrizione):
1. L'utente compila i campi del modulo che si sta creando;
2. I dati vengono inseriti nelle celle selezionate dal file precedentemente scelto.



4. Crea le pagine e le domande del tuo modulo:

Le domande del modulo sono raggruppate in pagine. Si ha la possibilità di creare due tipi diversi di pagine:
1. Pagina vuota - cliccando su AGGIUNGI PAGINA VUOTA verrà creata una pagina vuota alla quale potrai aggiungere tutte le domande che vorrai.
2. Pagina da area o tabella - cliccando su AGGIUNGI PAGINA DA AREA veranno create in automatico tante domande quante saranno le celle che selezionerai dal tuo file Excel.

Le domande sono raggrupate in pagine e identificano i campi che dovranno essere compilati per il modulo corrente.
Per ogni pagina si possono aggiungere più domande. Cliccando sul pulsante con l'icona + si potrà aggiungere e configurare una nuova domanda.



Modulo creato:



Per far inserire da altre persone i dati tramite il nostro modulo clicchiamo su “Condividi Modulo”. Per condividere il modulo con altri utenti, possiamo inviare direttamente il link del modulo. Chiunque avrà il link potrà vedere e inserire i dati oppure, possiamo scegliere a chi inviare il modulo, inserendo l’indirizzo e-mail. Il proprietario dell'e-mail riceverà il link al modulo.



Ora vediamo come avviene la compilazione di un modulo.
Il nostro agente di vendita, entra su app.sharexls.it nella sezione “I miei moduli” troverà il modulo che gli abbiamo condiviso e che potrà compilare.



Aprendo il file Clienti.xlsx troviamo i dati inseriti dal nostro agente di vendita:



Cliccando sul pulsante “Gestisci” si possono gestire i propri moduli nascondendo la visualizzazione, modificare oppure eliminare un modulo: