Se hai un file Excel che deve essere continuamente compilato e aggiornato da te e da altre persone, ma non hai il budget per un software personalizzato, puoi utilizzare la funzione “Crea Modulo” di SHAREXLS.

I moduli sono delle maschere che contengono domande e/o richieste di dati. Le risposte, inserite tramite un'interfaccia, andranno a finire nelle celle selezionate. Con questa funzione vogliamo facilitare le operazioni di data entry, che possono avvenire sia a distanza che da dispositivi mobili.

Un esempio sono i rapportini di intervento tecnico, i fogli presenze per i cantieri, i CRM e i file di provvigione, i moduli che hanno celle con formule e restituiscono dei risultati finali (es. preventivatori, stime di calcolo).

Come possiamo trasformare un foglio di calcolo Excel in un modulo?
Guarda i video tutorial che ti mostreranno tutti i passaggi da seguire:

Se non l’hai già fatto, crea un account su app.sharexls.it e “Accedi” inserendo l'e-mail e la password scelti in fase di registrazione:



Dalla sezione “I miei moduli” clicca sul pulsante “Crea”:

GUIDA

Per Creare un modulo sono sufficienti 4 passaggi:

1. Scegli il nome del modulo, l’icona e decidi se condividerlo o no con chiunque avrà il link:

- Sezione I Miei Dati - Permette, ad ogni utente, di visualizzare i dati inseriti ad ogni compilazione del modulo. I dati saranno visualizzati nella sezione I Miei Dati della tua pagina iniziale.



2. Scegli il comportamento del modulo dopo l'esecuzione, tipo di visualizzazione dei dati dopo l'esecuzione, tipo di notifica e il file Excel da riempire:

Comportamento del modulo dopo l'esecuzione:
- Esci - dopo la compilazione del modulo si potrà tornare alla schermata iniziale.
- Chiedi se l'utente vuole rieseguire il modulo - dopo la compilazione del modulo verrà chiesto all'utente se desidera rieseguire il modulo oppure tornare alla schermata iniziale.
- Chiedi se l'utente vuole rieseguire il modulo mantenendo i vecchi dati - dopo la compilazione del modulo verrà chiesto all'utente se desidera rieseguire il modulo mantenendo i vecchi dati oppure tornare alla schermata iniziale.
- Riesegui automaticamente il modulo - dopo la compilazione del modulo, l'utente potrà subito ricompilare il modulo.
- Riesegui automaticamente il modulo mantenendo i vecchi dati - dopo la compilazione del modulo, l'utente potrà subito ricompilare il modulo con i dati precedentemente inseriti.

Visualizzazione dati file:
- Non mostrare nessun file - non verrà mostrato il file con i dati inseriti.
- Visualizza PDF - verrà aperta una nuova scheda con il pdf del file appena compilato.
- Scarica PDF - verrà scaricato automaticamente il pdf del file appena compilato.
- Visualizza Excel - verrà aperto il file excel associato al modulo, così da poter visualizzare i dati inseriti.
- Scarica Excel - verrà scaricato automaticamente il file excel appena compilato.

Scegli se caricare un file nuovo o un file già presente sul sistema:
Con “Scegli tra i file caricati” puoi scegliere tra i file che hai caricato su SHAREXLS. Oppure puoi scegliere “Carica un nuovo file Excel dal tuo computer” e caricare un nuovo file Excel.

Notifiche e-mail:
Inoltre è possibile inserire e-mail di utenti a cui inviare notifiche in seguito al completamento del modulo con allegato o no il pdf del file appena compilato.



3. Scegli la modalità di inserimento dei dati:

Inserimento dati a cascata - ogni volta che l’utente compila il tuo modulo, viene aggiunta una nuova riga sul file Excel con i nuovi dati:
1. L'utente compila i campi del modulo che si sta creando;
2. I dati vengono inseriti nelle colonne selezionate dal file precedentemente scelto.

Inserimento dati in singole celle - ogni volta che l’utente compila il tuo modulo, i dati immessi riempiono le celle selezionate dal file precedentemente scelto. Ogni volta che viene compilato il modulo le celle vengono sovrascritte (es. Modulo d'iscrizione):
1. L'utente compila i campi del modulo che si sta creando;
2. I dati vengono inseriti nelle celle selezionate dal file precedentemente scelto.



4. Crea le pagine e le domande del tuo modulo:

Le domande del modulo sono raggruppate in pagine. Si ha la possibilità di creare due tipi diversi di pagine:
1. Pagina vuota - cliccando su AGGIUNGI PAGINA VUOTA verrà creata una pagina vuota alla quale potrai aggiungere tutte le domande che vorrai.
2. Pagina da area o tabella - cliccando su AGGIUNGI PAGINA DA AREA veranno create in automatico tante domande quante saranno le celle che selezionerai dal tuo file Excel.

Le domande sono raggrupate in pagine e identificano i campi che dovranno essere compilati per il modulo corrente.
Per ogni pagina si possono aggiungere più domande. Cliccando sul pulsante con l'icona + si potrà aggiungere e configurare una nuova domanda.



Modulo creato:



Per far inserire da altre persone i dati tramite il nostro modulo clicchiamo su “Condividi Modulo”. Per condividere il modulo con altri utenti, possiamo inviare direttamente il link del modulo. Chiunque avrà il link potrà vedere e inserire i dati oppure, possiamo scegliere a chi inviare il modulo, inserendo l’indirizzo e-mail. Il proprietario dell'e-mail riceverà il link al modulo.



Cliccando sul pulsante “Gestisci” si possono gestire i propri moduli nascondendo la visualizzazione, modificare oppure eliminare un modulo:



Ora vediamo come avviene la compilazione di un modulo.
Il nostro agente di vendita, entra su app.sharexls.it nella sezione “I miei moduli” troverà il modulo che gli abbiamo condiviso e che potrà compilare.



Aprendo il file Clienti.xlsx troviamo i dati inseriti dal nostro agente di vendita:



La sezione “I Miei Dati”, della tua pagina iniziale, permette, ad ogni utente, di visualizzare i propri dati inseriti ad ogni compilazione del modulo